Viranomaisten käyttämä kieli saattaa olla kansalaisille täyttä hepreaa, vaikka suomea onkin.
– Kieli koetaan virastoissa tärkeäksi. Kielen käyttöön ei kuitenkaan juuri panosteta eikä koulutusta ole tarpeeksi, kertoo Kotuksen erikoistutkija Aino Piehl.
Piehl huomauttaa, että selkeä virkakieli säästää aikaa ja rahaa. Selkeä kieli kertoo hyvästä laadusta.
– Tavoitteena on, että asiat esitetään riittävän perusteellisesti. Silti yhdessä päätöksessä ei voi selittää koko hallinnon maailmaa, Piehl havainnollistaa.
Virkakieli selkiytyisi hänen mukaansa, jos virastot tekisivät enemmän yhteistyötä.
Ruotsissa tarkastetaan säädöksetkin
Kun viestijä ja viestin saaja puhuvat samaa kieltä, viestintä koetaan paremmaksi. Selkeän kielen käyttö lisää luottamusta kirjeen lähettäjään.
Naapurissamme Ruotsissa valtionhallinnon säädöskieltä on yritetty saada lähemmäksi tavallista kielenkäyttöä jo 1960-luvulta lähtien. Kielenhuoltajat ja juristit ovat tehneet yhteistyötä esimerkiksi säädösten kieliasun tarkastamisessa.
– Toinen merkittävä asia Ruotsissa on ollut Tukholman yliopiston kielikonsulttikoulutus, josta on voinut valmistua kieliasiantuntijaksi, Piehl kertoo.
Yliopistollinen koulutus kestää kolme vuotta, ja tutkinnon suorittaneilla on yksinoikeus kielikonsultti-ammattinimikkeeseen.
Oikeakielisyys ja ymmärrettävyys
Verohallinnossa kielenhuoltajana työskentelevä Reeta Tolonen kertoo, että kielenhuolto on muutakin kuin oikeinkirjoituksen tarkistamista.
– Kommentoimme, onko tekstissä riittävästi asiaa ja missä järjestyksessä asiat esitetään. Suosittelemme myös linkkien ja lisätietovinkkien lisäämistä.
Tyypillisesti kielenhuoltajat tarkastavat esimerkiksi vero.fi-sivujen henkilöasiakkaille suunnattuja tekstejä tai ohjeita.
– Tekstimäärät ovat suuria. Usein aika ei riitä viimeistelyyn, Tolonen harmittelee.
Viranomaispäätöksiä ja viestejä kirjoitettaessa käytetään apuna etukäteen tallennettuja tekstinpätkiä eli vakiolauseita. Ohjelmistojen ja monipolvisen järjestelmän vuoksi vakiolauseiden muuttaminen ja yksilöllinen kohdentaminen on vaikeaa.
Tolosen vinkkaa muutaman kirjoitusohjeen viranomaisille:
– Kirjoittajan kannattaa asettua lukijan asemaan ja miettiä, mihin kysymyksiin lukija haluaa vastauksen. Lukijalle kannattaa myös antaa selkeitä toimintaohjeita, joiden mukaan hän kykenee etenemään.
Kyse demokratian toteutumisesta
Selkeä virkakieli on ehdoton edellytys demokratian toteutumiseksi, muistutti opetus- ja kulttuuriministeriön asettama virkakielityöryhmä tammikuussa. Hallintolaissa todetaan, että viranomaiskielen pitää olla selkeää, asiallista ja ymmärrettävää.
Tekstien laadun parantaminen ja tarkoituksenmukainen kielenkäyttö tehostaisivat työryhmän mukaan myös viranomaisten työtä. Informaatiotulvaa pitäisi vähentää, ja viestien tulisi keskittyä olennaiseen.
Työryhmä suositti muun muassa, että asiakkaille pitäisi tiedottaa nykyistä tarkemmin, miten asiointi käytännössä etenee esimerkiksi etuuksien hakemisessa.
uutiskirje 
