Valtion rautatiekonserni VR on päättänyt ulkoistaa palkkahallintonsa 50 työntekijää vielä tämän syksyn aikana. Koska yhtiö on erittäin sitoutunut palkanlaskentaohjelmistoonsa, sitä ei voi vaihtaa. Sen vuoksi VR jätti kilpailutuksen tekemättä ja teki maanantaina suorahankintailmoituksen. VR:n mukaan vain Silta-niminen yhtiö kykenee tarjoamaan ulkoistuksen.
– Silta on ainoa, jonka kanssa me voimme lähteä keskustelemaan tässä yhteydessä siitä, että ulkoistusprosessi voidaan tehdä tässä aikataulussa, ilman että meidän täytyy lähteä järjestelmänvaihtoprojektiin, VR:n henkilöstöjohtaja Timo Koskinen sanoo.
Koskisen mukaan ulkoistusta on valmisteltu koko alkuvuoden ajan.
Suorahankintailmoituksesta selviää, että sopimuksen arvoksi arvioidaan 15 miljoonaa euroa sen viiden vuoden kestoaikana. VR pyrkii neuvottelemaan ainoan mahdollisen kumppaninsa kanssa sopimuksen.
Logicalta saa Fenixin
Suomessa kehitetty palkanlaskentajärjestelmä Fenix on palvellut rautateitä pitkään. Matkan varrella ohjelmiston toimittajan nimi ja omistajat ovat vaihtuneet. Fenixin takana on nykyisin Logica, jolta VR sai mielenkiintoisen sähköpostiviestin. Siitä kirjattiin suorahankintailmoitukseen lausuma: ”Muilla kuin Silta Oy:llä ei ole voimassaolevia lisenssejä ja käyttöoikeuksia Logican omistamaan Fenix palkanlaskentajärjestelmään tarjottaessa tai tuotettaessa palkanlaskennan ulkoistuspalveluja Fenix palkanlaskentajärjestelmää käytettäessä.”
Logican toimitusjohtaja Heikki Nikku kertoo, että palvelun tarjoaminen edellyttäisi uudelta toimijalta suuria investointeja, joista lisenssimaksujen osuuden hän arvioi vähäiseksi.
Mutta jos joku haluaa lisenssin ja käyttöoikeudet, Logica kyllä myy, neuvoteltavaan hintaan.
Entä muut toimittajat?
KU: VR:n hankintajohtaja Simon Indola, kävittekö tätä ennen neuvotteluja muiden toimittajien kanssa siitä, onko heillä mahdollisuutta toimittaa?
– Olemme selvittäneet, että ei löydy toista jolla on sama tekninen alusta, joka halutaan pitää. Sen takia päädyttiin suorahankintaan. Muuten olisi kilpailutettu normaaliin tapaan.
KU: Suorahankintailmoituksessa lukee, että Logicalta on saatu lausunto, jolla se on vahvistanut tiedon, että ei ole muita palvelun toimittajia kuin Silta Oy.
– He [Logica] omistavat sen käyttöjärjestelmän ja he ovat lisensoineet sen vain yhdelle. Se on aika selvä peli sen suhteen.
KU: Logica ilmoitti, että he myyvät sitä edelleen muille, eli joku muukin saisi sen heiltä ostaa. Olitteko tästä tietoisia?
– Tämä on eri tieto kuin he ovat meille antaneet.
KU: Eli he eivät olleet antaneet sellaista tietoa, että he suostuvat myymään tämän muillekin?
– Näin on.
KU: Muuttaako tämä, jos tämä pitää paikkansa, jotenkin teidän menettelyänne?
– Ei sinänsä. Se saattaisi tuoda mahdollisuuden kilpailuttaa, mutta jos ottaa huomioon, että tässä on softajärjestelmästä kyse, jossa substanssi on siinä, että ne ihmiset, jotka sitä käyttävät, osaavat sitä, niin ei ainakaan tässä aikataulussa ole realistista, jos joku lähtee harjoittelemaan uudelle softajärjestelmälle tätä toimintaa, että ne olisivat semmoisessa valmiustilassa, että heiltä uskallettaisiin turvallisesti ostaa palkkahallintapalvelu.
Indola tarkistaa myöhemmin haastattelunsa normaalin käytännön mukaan ja huomauttaa: ”Tiedettiin, ettei Logica ole myynyt alustaa kenellekään, eli vain Sillalla on se käytössä ja toiminnassa. Minulle tuli yllätyksenä että se olisi aktiivisesti myynnissä [Indola täsmentää tarkoittavansa termillä käynnissä olevia myyntineuvotteluja], he eivät ole myyneet sitä kenellekään eikä heillä ole mitään myyntineuvotteluja käynnissä. Tiesin, että saatavana on mutta että aktiivista kiinnostusta siihen ei ole.”
Ulkoistaminen suosittua
Palkkahallinnon ulkoistaminen oli jo 2000-luvun alussa suuntaus, josta uutisoitiin kasvavana villityksenä. Yritykset perustelevat siirtymää yleisesti ainakin kustannusten hallinnalla, palkanlaskennan erityisosaamisen tarpeilla ja varmuuden tunteella, jonka saa rahalla joutumatta kuuntelemaan sairaslomatarpeita ja järjestämään sijaisia.
VR-konserni on hoitanut palkanlaskentansa itse, ja palkanlaskennan järjestelmät toimivat yhtiön omassa ympäristössä. Palkkajärjestelmän ylläpito ostetaan Logicalta.
Nyt VR haluaa siirtää noin 50 palkanlaskijaa ja järjestelmän neljä pääkäyttäjää Siltaan nopeasti. Henkilöstöjohtaja Timo Koskinen odottaa palkkahallinnon ulkoistuksesta säästöjä, kun palkkaprosessi tehostuu.
Koskinen kertoo, että työehtosopimus antaa vanhoina työntekijöinä siirtyville henkilöille enintään kuuden kuukauden irtisanomissuojan. Sitten on uuden työnantajan päätettävissä, mitä se tekee VR:n entiselle palkkahallinnolle. Palkkajärjestelmää pyörittävät tietojärjestelmät ratkaisevat kuitenkin laskutoimituksia entisillä paikoillaan.
Kilpailua ei odotettavissa
Sillan toimitusjohtaja Kari Partanen kertoo yhtiön huolehtivan nykyään noin 130 000 ihmisen palkanmaksusta. Vuonna 2001 perustetun yhtiön viime vuoden liikevaihto oli 26,4 miljoonaa euroa, ja sillä on 300 työntekijää. VR:n palkkahallinnosta tulee 11 500 palkkaa maksettavaksi ja viitisenkymmentä ihmistä.
Sillassa keskimäärin yhtä työntekijää kohden on siis yli 430 laskettavaa palkkaa ja VR:ssä noin 230. Partanen kuittaa epäilyn määrien epäsuhdasta sillä, että ei ole olemassa standardia siitä, montako palkanlaskijaa tarvitaan yritystä kohden:
– VR:ssä on hyvinkin monimuotoista palkanlaskentaa. Esimerkiksi veturikuskien palkanlaskenta: jokainen juna ja eri aikaan ajettu juna on eri hintainen palkkapussin lähtökohdista.
VR:n käyttämän Fenix-palkkajärjestelmän erityispiirteeksi Partanen kuvaa sitä, että se on isoille yrityksille asiakaskohtaisesti räätälöity järjestelmä, joten sen vaihtaminen olisi ”hyvin arvokasta” ja ”erittäin riskialtista”.
Mutta onko nykyään yksinään Fenix-ulkoistusmarkkinalla toimivalle Sillalle odotettavissa kilpailijaa?
– Nyt ei ole näkyvissä, että Fenix-palkkajärjestelmällä joku lähtisi laskemaan. Semmoista viestiä en ole markkinalta kuullut. Mutta löytyykö sellainen konsepti joltakin, että he pystyvät korvaamaan Fenixin joku päivä jollain toisella järjestelmällä? Siinä pitää katsoa asiakaskohtaisesti. Ne asiakkaat, joille on rakennettu hyvin asiakaskohtainen Fenix, niin sen korvaaminen on vaikeaa. Se on kallista, riskialtista, se vie kalenteriaikaa. Jos on aivan standardi eikä juuri asiakaskohtaisuuksia, sellaisissa asiakkuuksissa on mahdollista, että ehkä tuleekin kilpailua aikaisemmin.
Ainoa mahdollisuus
VR ei harkitsekaan monimutkaisia työaikakirjauksia ja erilaisia sopimuksia sisältävän palkkahallintonsa siirtämistä toiseen järjestelmään. Suorahankintailmoitukseen on kirjattu tiukka ehto: Fenix on ”ainoa mahdollinen kysymykseen tuleva ratkaisu”. Toiseen järjestelmään siirtyminen sisältäisi ”sellaisia riskejä, joita VR ei voi ottaa”.
Viime aikoina tiedotusvälineet ovatkin kertoneet ahkerasti erilaisista kustannuksensa moninkertaistaneista ohjelmistohankkeista. Esimerkiksi Suomen Sotilas paljasti helmikuussa, että puolustusvoimien palvelinlaitteistojen, varmennuksen, tulostuksen ja kopioinnin ulkoistamisen kustannukset olivat kasvaneet kolminkertaisiksi sovitusta 13,9 miljoonasta eurosta, kun sopimuskaudesta oli kulunut kaksi vuotta ja kolme oli vielä jäljellä. Ulkoistuskumppani oli Atea.
Valtiontalouden tarkastusviraston johtava tuloksellisuustarkastaja Tomi Voutilainen oli helmikuussa IT-viikon haastattelussa peräti hurjana: tarkastusvirasto aikoi panna kuriin it-yhtiöiden ”piilorahastuksen” julkishallinnolta. Termillä Voutilainen tarkoitti käytäntöä, jossa ohjelmistotoimittaja kehittää asiakkaalle maksua vastaan ratkaisun, jonka omistusoikeus jää it-yhtiölle ja jota se voi myydä vapaasti eteenpäin.
Hän arvioi haastattelussa osan tilaajista mieltävän, että ”Tieto on yhtä kuin valtion tietotekniikkakeskus, vaikka Tieto muuttui yritykseksi melkein 20 vuotta sitten”. Voutilainen oli myös huolissaan tilanteesta, jossa terveydenhuollon potilaskertomusjärjestelmien markkina oli muuttumassa yhden toimijan hallitsemaksi Tiedon voitettua useita hankekilpailutuksia.
Aivan IT-viikon uutisen lopussa todetaan, että Voutilaisen mukaan Tiedon lisäksi valtion maksamista tuotekehityskuluista on nauttinut Logica. Fenixin omistaja.
Voutilainen jäi huhtikuussa virkavapaalle ja työskentelee nyt konsultointijohtajana asiantuntijapalveluyrityksessä.
Logica Suomi syntyi Kunnallistiedosta
Uusin saatavissa oleva tieto Fenix-palkanlaskentajärjestelmän markkinaosuudesta on vuodelta 1999. Silloin viidesosa suuryrityksistä käytti ohjelmistoa ja asiakkaita oli runsaat sata keskisuurta ja suurta yritystä. Logican toimitusjohtaja Heikki Nikku arvioi, että osuus ei ole ainakaan pienentynyt. Tarkempaa arviota Logicasta ei irtoa.
Logican liikevaihto Suomessa vuonna 2011 oli 428 miljoonaa euroa, ja omien tietojensa mukaan se oli vuoden 2012 alussa Suomen toiseksi suurin it-palveluyritys. Henkilöstön määrä oli viime vuoden lopussa 3 280.
Ulkomaalaisomistukseen 2000-luvun alussa päässeiden Logican Suomen-toimintojen historiassa on koko joukko yrityskauppoja ja yhteenliittymisiä. Tarina alkaa 300 suomalaisen kunnan vuonna 1972 perustamasta Kunnallistiedosta, joka fuusioitui 1990 pääkaupunkiseudun kuntien PTK-tietokeskuksen kanssa. Syntyvä KT-Tietokeskus listautui Helsingin pörssiin 1997 Novo Group -nimisenä, osti yrityksiä ja laajentui ulkomaille. Novo ostettiin ulkomaille, ja yritysjärjestely seurasi toistaan, kunnes tänä vuonna kanadalainen CGI osti brittiläisen Logican.
CGI:n ja Logican yhteenlaskettu liikevaihto vuonna 2011 olisi ollut noin 8,5 miljardia euroa, ja yhteensä niillä oli 72 000 työntekijää yli 40 maassa.
Vielä vuonna 1997 Novo Groupin suurimmat omistajat olivat Helsingin kaupunki (20,1 prosenttia), Postipankki, Suomen Kuntaliitto, Vantaan ja Espoon kaupungit.
Silta kiinteässä yhteistyössä Logican kanssa
Palataanpa vielä Siltaan . Vuonna 2001 perustettu yhtiö liittyy Logica Suomeen syntymästään saakka. Vuonna 2000 tuolloin vielä Novo-nimisenä se ideoi Sillan yhdessä Suomen valtion, Keskinäisen eläkevakuutusyhtiö Varma-Sammon (nykyisin Varma) ja Teollisuusvakuutuksen (nykyisin osa vakuutusyhtiö Sampoa) kanssa. Aluksi Silta tuotti palkkahallintopalveluita yksityiselle ja julkiselle sektorille sekä eläkepalveluita yrityksille, eläkesäätiöille ja eläkekassoille. Vuonna 2011 se keskittyi palkkoihin ja taloushallintoon myymällä osan toiminnastaan.
Logica Suomi omisti puolet Sillan osakkeista , kun Silta toukokuun lopussa myytiin lähes kokonaan kotimaisen pääomasijoittaja Sentica Partnersin hallinnoimalle rahastolle. Myyntitiedotteessa luvattiin: ”Sillan ja IT-palvelutalo Logican välinen tiivis yhteistyö jatkuu edelleen”.
Sillan pääasiallinen järjestelmäkumppani on Logica.
– Silta on tällä hetkellä markkinajohtaja. Uskon että me pidämme tämän aseman seuraavien vuosien ajan, toimitusjohtaja Kari Partanen sanoo.
Nyt edetään lain mukaan
VR:n palkkahallinnoin ulkoistuksen tälle syksylle viritetty aikataulu on hyvin tiukka. Suorahankintailmoituksen jättämisen jälkeen asiassa edetään laeilla säädetyssä järjestyksessä: valitusaika on 14 päivää. Tämän jälkeen on vielä viimeinen kuuden kuukauden takaraja, jota ennen tehdyistä valituksista markkinaoikeus voi jopa kumota hankintapäätöksen.
Tiettävästi niin myöhäisiä kumoamisia ei ole tehty.
uutiskirje 
