Vantaa ottaa potilastietojärjestelmä Apotin käyttöön etulinjassa – sote-tiedot turvassa

Apotista vastaava Vantaan kaupungin hankepäällikkö Timo Pitkänen ottaa vieraan vastaan Tikkurilassa. Pitkänen on innostunut ja tehtäväänsä uppoutunut. Apottiin siirtyminen on iso rutistus.

Pitkäsellä on entuudestaan kokemusta julkisten IT-hankkeiden loppuunsaattamisesta muun muassa Opetushallituksen Kouluta-hankkeesta ja Helsingin kaupungin Ahjo-hankkeesta.

– Ei minulla ole koskaan ollut tällaista hanketta, joka vaikuttavuus olisi näin suuri. Muutaman vaikean hankkeen olen vienyt maaliin. Eniten kenties saan aikaiseksi, kun on stressi sopivasti päällä. Meillä on loistava toimisto, tosi kiva työporukka, hän sanoo.

Nykyiset järjestelmät ovat vanhoja

– Järjestelmät eivät keskustele keskenään. Nyt kerätään tietoa, joka on vanhaa jo valmistuessaan. Uusi järjestelmä antaa mahdollisuuden analysointiin ja ennustamiseen, kun voidaan katsoa eteenpäin eikä taaksepäin, kuten tähän asti, toteaa Pitkänen.

Apotti-järjestelmä otetaan samanaikaisesti käyttöön Vantaan kaupungin perusterveydenhuollossa, osassa sosiaalihuoltoa ja HUS:n Peijaksen-sairaalassa Vantaalla.

– Palveluprosessien täytyy olla katkeamattomia. Kaupungin perusterveydenhoito menee kokonaisuudessaan Apottiin, ja se integroidaan Peijaksen erikoissairaanhoitoon, Pitkänen sanoo.

– Palvelumallin on toimittava. Apotti järjestää meille demoja eli näyttää, miten järjestelmä oikeasti toimii. Seuraamme yhdessä tehtävien etenemistä tiiviisti. Tarkistamme, että verkot, laitteet ja muu tekniikka toimivat. Alkusyksystä on hyväksymistestaus ja sen jälkeen koulutukset. Järjestelmän on oltava valmis, ja jos se ei ole, emme voi antaa käyttöönottolupaa.

Potilasturvallisuus on luonnollisesti uuden järjestelmän keskeisiä elementtejä. Terveyspalveluiden potilasta tai sosiaalipalveluiden asiakasta koskevien tietojen on siirryttävä ongelmitta järjestelmästä toiseen. Katkoskohtia ei saa olla.

– Tähän asti kaikki tieto on annettu potilaan mukana paperilla, mutta vastaisuudessa kaiken dokumentaation on tarkoitus toimia sähköisesti. Vain laki voi estää sote-tietojen siirtoa. Muuten uudessa järjestelmässä tiedot ovat niiden yksikköjen käytössä, jotka tietoa tarvitsevat ja joilla on tietoon lupa, Pitkänen kertoo.

Apotti ei mahdollista sitä, että työntekijät voisivat käydä tirkistelemässä tuttavan terveystietoja tai mahdollisia arkaluonteisia keskusteluja sosiaalityöntekijän kanssa. Tiedon katselusta jää aina jälki.

Euroopan modernein järjestelmä

Vantaa on Suomessa Apotin ensimmäinen käyttöönottaja

– Toinen käyttöönotto on siten jo paljon helpompi. Apotissa saamme Euroopan moderneimman järjestelmän, Timo Pitkänen sanoo, selvästi ylpeänä.

Sosiaalihuolto liittyy Apottiin terveyspuolen jälkeen. Kolmannessa vaiheessa, syksyllä 2020 mukaan liittyy myös Helsingin kaupunki.

Vantaan tehtävänä on ollut tukea Apottilassa tehtävää kehittämis- ja rakentamistyötä. Henkilöstöä on siirtynyt osa-aikaisesti Apottilaan.

– Meidän pitää loikata tosi kovaa ja korkealle. Se vaatii venymistä ja stressinsietokykyä.

Vantaan kaupunki on varautunut tietokonehankintoihin hyvin. Laitteet on hankittu järjestelmätoimittaja Epicin suositusten mukaan.

2 800 työntekijää koulutetaan kuudessa viikossa

Vantaan kaupunki vastaa työntekijöidensä kouluttamisesta. Apotin ottaa marraskuussa käyttöön 2 800 ihmistä, ja sitä ennen jokaisella on oltava keskimäärin kahden päivän koulutus. Sijaiset tulevat siksi aikaa pääasiassa pääkaupunkiseudun henkilöstönvuokrausyritys Seuresta. Apotti-tukihenkilöitä Vantaa kouluttaa yli kolmesataa.

– Jokaiselle ammattikunnalle on omanlaisensa koulutus, mutta myös joitakin yhteisiä osia on. Jos työntekijä joutuu olemaan illalla tai viikonloppuna koulutuksessa, kaupunki maksaa ylityöstä, Pitkänen sanoo.

Käyttöönotto toteutetaan 9.–11. marraskuuta 2018. Sinä viikonloppuna työskennellään vuorokauden ympäri.

– Se on kuin sotilaallinen järjestelmä, Pitkänen sanoo.

– Ulkopuoliset häiriöt on suljettu pois, ja kaiken on pakko toimia.